HANYA MANUSIA – Hendra Blog

Sebuah Catatan dari Setitik Keniscayaan

Archive for January, 2014

Indikator Kunci Kinerja/Performa (KPI)

 

Setiap orang yang bekerja di perusahaan pasti punya seabrek  tugas dan tanggung jawabnya. And semua tugas dan tanggung jawab setiap peran seseorang tersebut dipaparkan secara terperinci di dalam sebuah dokumen yang bernama Job Desk. Maka tidak heran jika dokumen Job Desk dibuat begitu detail dan lengkap bahkan berlembar-lembar yang memaparkan dengan rinci setiap tugas dan tanggung jawab setiap peran serta menghubungkannya dengan fungsi yang lebih besar lagi yaitu departemen/divisi. Jadi dengan demikian, setiap peran terlihat kontribusinya dalam setiap departemen/divisi, begitu juga departemen/divisi dengan keseluruhan perusahaan. Pertanyaannya, masih adakah jalan pintas yang sederhana untuk menggambarkan fungsi dan setiap peran terkecil di dalam suatu organisasi?
Jawabannya ada dan cukup sederhana sekali.
Kita tanya kembali kepada organisasi tersebut kepada organisasi tersebut, Mengapa kira-kira suatu peran (role) itu ada di dalam organisasi? Yang pasti karena peran tersebut dibutuhkan bukan? Kalau dibutuhkan, berarti peran tersebut mempunyai output. Apa outputnya ? Untuk mencapai output sedemikian, apakah yang harus dilakukan oleh peran-peran tersebut?  Berikutnya kita tarik mundur kembali output tersebut, proses apakah yang harus dilakukan untuk menghasilkan output tersebut? Misalkan di suatu leasing company dibutuhkan peran Credit Marketing Head, kira-kira mengapa peran tersebut dibutuhkan? Mengapa tidak cukup hanya dengan Branch Manager atau CMO saja langsung? Mengapa harus ada Credit Marketing Head? Saya rasa seorang Branch Manager mengelola suatu cabang dengan account nasabah aktif 3000 acc , relationship dengan banyak dealer serta dengan jumlah karyawan yang mungkin mencapai 100 orang atau lebih, tentu akan cukup sulit. Bagaimana dengan CMO ? Apakah tugas CMO mengelola penjualan/marketing?  Tugasnya lebih spesifik sesuai fungsinya yaitu aktivitas penjualan market kendaraan secara kredit, pendekatan ke dealer serta menjadi surveyor di lapangan, jadi siapakah yang bisa membantu Branch Manager untuk mengelola cabang? Iya, dibutuhkan sesorang Credit Marketing Head yang dapat membantu Branch Manager mengelola bagian kecil dari suatu cabang yang disebut divisi marketing & survey dengan banyak dealer yang tersebar di seluruh kota dan sekitarnya. Sebagai supervisor divisi marketing , apakah output yang diharapkan dari Credit Marketing Head? Tentunya produktivitas penjualan/sales unit kendaraan dari divisi itu, maintenance nasabah/konsumen dengan baik, dan survey lapangan dengan prinsip 5C.  Apakah yang dapat menentukan kualitas output tersebut? Setiap penentu keberhasilan output itulah yang kemudian kita sebut dengan KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI).
Saya yakin semua pekerjaan akan bermuara ke beberapa proses inti. Contohnya mengirim surat. Kita pasti melakukan beberapa proses detail untuk mencapainya antara lain : membuat surat, menyiapkan amplop, membuat label alamat, menempel label alamat, menulis permintaan ekspedisi dan mengirimkan surat tersebut ke bagian General Affairs untuk diteruskan ke Messenger/kurir.
Dari proses di atas, lalu kita tentukan muara pengukuran keberhasilan dari pekerjaan mengirim surat tersebut. Apakah kecepatan pengiriman surat atau jumlah surat yang tidak terkirim? Itulah yang disebut KEY PERFORMANCE INDICATOR. Kita pegang ukuran muara tersebut, semua proses detail akan mengikuti. Disebut Key Performance atau dalam bahasa Sansekerta eh bahasa Indonesia yang berarti kunci keberhasilan, maka seharusnya jumlahnya tidak terlalu banyak, maksimal 6 sampai 8 indikator sehingga si pemilik proses bisa fokus untuk keberhasilannya.
Nah, sama halnya dalam dunia kerja setiap dari peran yang memiliki banyak tugas dan tanggung jawab tersebut pasti juga memiliki ukuran muara yang dapat mengarahkan kepada keberhasilan output. Selama kita fokus ke KPI kita , secara otomatis proses-proses kecil kita akan mengarah kepada keberhasilan proses besar (muara) dan akhirnya mengantarkan kita mendapatkan output yang sesuai bahkan melebihi target. Jadi kalau kita diminta menggambarkan sebuah peran di departemen/divisi atau organisasi, kita dapat mudah menjelaskan dengan memaparkan KPI fungsi tersebut  yang berisi tidak lebih dari 8 KPI setiap fungsi, yang pasti di dalamnya mencakup semua tugas dan tanggung jawab peran itu.
Pertanyaan kedua, apa bedanya target dengan KPI? Target adalah hasil output departemen/divisi sebagai fungsi di organisasi, sedangkan KPI adalah satuan keberhasilan setiap proses yang dapat menghasilkan output.

Mengenal Office Boy

Definisi Office Boy ?
Secara umum, Office Boy atau biasa juga disingkat dengan OB adalah profesi pekerjaan di sebuah perusahaan atau kantor yang membantu karyawan dan staf untuk melakukan semua pekerjaan di luar pekerjaan seorang karyawan dan staf untuk mendukung pelaksanaan tugas dan pekerjaan.

Meskipun masih ada yang berpendapat bahwa profesi seorang office boy adalah profesi yang rendah, akan tetapi sebenarnya fungsi seorang office boy sangat berperan sangat besar karena anda membantu semua karyawan di perusahaan tersebut. Selain itu,  profesi Office Boy tidak membutuhkan tingkat pendidikan formal akademik tertentu, yang dibutuhkan hanya kemauan dan juga kerja keras. Tidak hanya sampai di situ, peluang untuk mendapatkan pekerjaan sebagai Office Boy juga sangat besar karena pertumbuhan ekonomi di negara Indonesia semakin meningkat yang berbanding lurus dengan semakin banyaknya perusahaan yang membuka kantor-kantor baru yang membutuhkan tenaga office boy.

Nah, Tugas seorang Office Boy dalam sebuah perusahaan atau kantor berbeda-beda tergantung dari jenis perusahaan atau kantor tempat bekerja. Seorang Office boy juga tidak mempunyai tugas yang tetap, adakalanya tugas dan pekerjaan yang dilakukan  setiap hari tidak sama. Akan tetapi pada intinya yang harus dilakukan adalah membantu memperlancar pekerjaan dan  memenuhi segala kebutuhan semua karyawan pada kantor tempat  bekerja. Berikut, saya mencontohkan tugas/ job desk seorang OB di perusahaan (berdasarkan pengalaman mengelola OB di tempat saya bekerja) :
Jabatan-office-boy hendra

Semoga bermanfaat. Terima kasih.

Happy New Year 2014

Dengan Ilmu hidup jadi mudah
Dengan Seni dan Cinta hidup jadi indah
Dengan Agama hidup jadi terarah
Dengan smart & smile hidup jadi bergairah

Mengeluhkan kecilnya gaji jika dibandingkan dengan besarnya tanggung jawab yang dipikul, tidaklah akan memberikan jalan keluar……

Selamat memasuki tahun baru 2014…

Semoga di tahun 2014 ini karir dan kehidupan kita semua menjadi meningkat dan tambah lebih baik.

Amin…